Organiser vos fichiers sur le serveur est une étape cruciale pour gérer efficacement votre travail. Savoir exactement où se trouve chaque document vous fera gagner beaucoup de temps et évitera bien des frustrations. Surtout lorsqu’il y a plusieurs personnes qui accèdent au serveur, il est important de cultiver une culture d’attention aux détails et de respect les uns envers les autres. Une seule personne qui ne respecte pas les principes présentés ici peut tout désorganiser et frustrer les autres.

Commencez par un dossier principal qui contiendra uniquement les produits que vous développez ou imprimez. Tout le reste doit être organisé dans d’autres dossiers à l’extérieur de celui-ci. Par exemple, voici deux dossiers de niveau supérieur :

• IDTM01_Produits
• IDTM02_Ressources

Le dossier `IDTM01_Produits` est l’endroit où vous stockez tout ce que vous allez imprimer directement. Le dossier `IDTM02_Ressources` est destiné à organiser proprement tout le reste : pilotes d’impression, manuels de réparation, images, polices, etc.

Regardons de plus près le dossier `IDTM01_Produits`. Pensez aux grandes catégories dont vous avez besoin, et créez un dossier pour chaque catégorie. Par exemple, si la plupart de ce que nous imprimons ce sont des livres et des tracts, créez un dossier pour chacun. Peut-être imprimons-nous aussi divers documents pour des écoles à travers le pays. Créez un dossier appelé `Education`. Dans ce dossier, vous pouvez créer un sous-dossier pour chaque école, ce qui permettra de retrouver facilement les impressions passées et de les modifier pour l’année suivante. Si vous imprimez des leçons de l’École du Sabbat, créez un dossier pour cela. Voici un exemple pratique :

• IDTM01_Produits
  • A_Livres
  • B_Tracts
  • C_Education
  • D_EcoleDuSabbat

Attention à ne pas créer trop de dossiers à ce niveau. L’objectif est d’avoir quelques grandes catégories qui facilitent la recherche rapide.

Dans chaque dossier de catégorie, vous allez placer des dossiers pour chaque produit. Chaque produit aura son propre dossier et un code d’identification unique de 11 caractères.

Prenons un exemple de dossier de produit avec son code complet :

A-0001-ENGL_Sabbath

Ceci est un livret sur le sabbat. Voici comment analyser ce code caractère par caractère :

• Caractère 1 : “A” indique que cela appartient à la catégorie “Livres”.
• Caractère 2 : “-” est un séparateur pour améliorer la lisibilité.
• Caractères 3 à 6 : “0001” — ces quatre chiffres identifient ce livre de manière unique. Aucun autre livre n’a ce numéro.
• Caractère 7 : “-” est un autre séparateur.
• Caractères 8 à 11 : “ENGL” est un code de langue sur quatre lettres.

Un code bien formé de 11 caractères permet d’identifier correctement n’importe quel produit. Si ce livre est traduit dans d’autres langues, on garde le même numéro d’identification, mais on change le code langue. Le numéro reste le même parce qu’il s’agit du même livre source, simplement traduit. Par exemple :

A-0001-ENGL_Sabbath

A-0001-FREN_Sabbath

Chaque produit doit avoir trois sous-dossiers. Cela ressemble à ceci :

• A-0001-FREN_Sabbath
  • archives
  • courent
  • pret-a-imprimer

Le dossier “archives” sert à stocker tout ce qui a été utilisé pendant le développement du produit, mais dont on n’a plus besoin. Il pourra être nettoyé plus tard si le développement est terminé. Par exemple, on peut y stocker le fichier .odt initial de la traduction du livre de l’anglais vers le français.

Le dossier “courent” contient seulement les fichiers sources les plus à jour pour ce produit. Si vous faites une copie de sauvegarde d’un fichier, veillez à déplacer l’ancienne version dans `archives`. Il est recommandé d’ajouter la date au nom de fichier. Tout fichier ou image non utilisé pour la production actuelle doit être déplacé dans `archives`.

Le dossier “pret-a-imprimer” contient normalement un ou deux fichiers PDF prêts à l’impression.

• Un fichier
  • pour les tracts
• Deux fichiers
  • pour les livres (un pour la couverture, un pour le contenu)

Assurez-vous de donner à vos fichiers un nom lisible et logique. Ne pas suivre ces recommandations peut causer des pertes de temps et des erreurs. Un bon nom de fichier :

• Doit être relativement court. Le titre du produit est souvent suffisant.
• Doit être descriptif. Quelqu’un qui voit le fichier pour la première fois doit pouvoir comprendre ce que c’est.
• Ne doit contenir que des caractères standards. Évitez les espaces ; utilisez plutôt “-” ou “_”.
• Il est poli d’ajouter le format du papier à la fin du nom des fichiers PDF.

Voici un exemple :

• A-0001-FREN_Sabbath
  • archives
  • current
    • A-0001-FREN_Sabbat_A5.odt
    • A-0001-FREN_Sabbat_A5.pdf
    • A-0001-FREN_Sabbat_couverture_A4.svg
  • pret-a-imprimer
    • A-0001-FREN_Sabbat_A4.pdf
    • A-0001-FREN_Sabbat_A3.pdf
    • A-0001-FREN_Sabbat_couverture_A4.pdf

Le fichier A5 dans le dossier `current` est le document exporté depuis LibreOffice, mais imposition n’a pas encore été faite. Les fichiers A4 ou A3 dans `pret-a-imprimer` sont prêts à être envoyés à l’imprimeur.